Skip to main content

Online opslag van documenten

Het belang van goede documentatie is duidelijk. Niet alleen om de goede werking van de installaties te kunnen garanderen, maar zeker ook om op gepaste tijden de correcte informatie bij de juiste persoon te brengen. Uiteraard is het ook een schitterend instrument om de kennis van bepaalde systemen of technieken op een efficiënte manier te delen met elkaar.

 

Sinds de meest recente update biedt Coolant u de mogelijkheid om documenten op te laden in de kennisbank. Een beheerder kan bestanden rechtstreeks uploaden, maar ook een technieker kan bestanden opladen in de kennisbank. Deze bestanden dienen vervolgens goedgekeurd te worden door een beheerder zodat er geen duplicaten in de kennisbank verschijnen.

Workflow met goedkeuring  

Op het moment dat een technieker een nieuw bestand in de kennisbank upload, zal dit bestand onmiddellijk beschikbaar zijn als concept document voor de technieker zelf. Er zal intussen een mail verstuurd worden naar de beheerder(s) met de vraag om het geüploade document goed te keuren. Van zodra het document goedgekeurd is, zal het bestand voor iedereen beschikbaar worden en is het mogelijk om dit bestand te linken aan installaties of klanten. Indien het bestand afgekeurd wordt, zal het bestand ook van het systeem verwijderd worden.

Downloads en bijlagen  

Goedgekeurde bestanden zijn voor iedereen beschikbaar in de kennisbank. Deze documenten kunnen direct gedownload worden, om vervolgens door te sturen naar een klant of om er een afdruk van te maken. Het is echter ook mogelijk om documenten te linken als bijlage aan andere elementen. Een bestand kan gelinkt worden aan een installatie, klant, locatie of een opdracht. Voor elk van deze types is er een nieuw tabblad “Bijlagen” beschikbaar waarmee documenten aan deze types gekoppeld kunnen worden. Deze functionaliteit laat u toe om bijvoorbeeld de technische manual rechtstreeks te koppelen aan een specifieke installatie, de plattegrond van een vestiging in één klik te kunnen openen voor een bepaalde klant of om externe werkbonnen en andere nota’s op te nemen bij een opdracht. Hierdoor kunnen ook lektesten die uitgevoerd worden door externe techniekers ook gemakkelijk binnen Coolant gekoppeld worden.