Waarom je beter geen gegevens verwijdert

Met Climapulse heb je één eenvoudige tool voor de centrale opvolging van al je installaties en werkzaamheden. Het kan voorkomen dat je gegevens wilt weghalen. Neem nu het voorbeeld van een installatie.

Je wilt gegevens verwijderen, want:

• een installatie is foutief toegevoegd;
• een installatie werd per ongeluk dubbel toegevoegd;
• een installatie wordt niet meer gebruikt.

Of het nu gaat over een installatie, een klant, een locatie of een leverancier, … het is belangrijk dat je het verwijderen van je gegevens als laatste optie houdt.

Je koelmiddelboekhouding moet op elk moment de werkelijke situatie schetsen. Een volledig en correct ingevuld logboek laat toe om de koelinstallatie op een gepaste wijze te onderhouden en biedt meer garantie op een goede werking van de installatie. En natuurlijk voldoe je hiermee aan de regelgeving.

Door Climapulse te gebruiken zal je gewaarschuwd, of zelfs verhinderd worden, bij het uitvoeren van bepaalde acties. Net omdat het logboek anders niet meer correct zou zijn. Zodra er werkzaamheden uitgevoerd zijn op een installatie, is het niet de bedoeling deze weg te halen.

Hetzelfde geldt voor een klant of leverancier. Ook dit heeft impact op de historiek van alle acties die hebben plaatsgevonden. Je zal dus niet zomaar gegevens kunnen verwijderen.

1. Buiten gebruik stellen

Je zal hierbij de datum waarop deze installatie uit gebruik is genomen moeten invullen. Maar dat doe je enkel als die installatie ook werkelijk buiten gebruik werd gesteld. Verdere wijzigingen aan de installatie zijn daarna onmogelijk, tenzij je de installatie weer in gebruik stelt.

2. Archiveren

Een installatie ga je archiveren als je die niet langer nodig hebt, bijvoorbeeld omdat de klant het onderhoudscontract heeft stopgezet. Verdere wijzigingen zijn onmogelijk tenzij je het item dearchiveert.

Met zowel Buiten Bedrijf Stellen als Archiveren bieden we de mogelijkheid om gegevens uit je overzicht te halen, zonder dat de gedane werkzaamheden verloren zijn. Hierdoor is het wettelijk logboek niet verloren en toont het de juiste informatie.

Bij het Tabblad “Inactieve” en “Alle” van Installaties. De lijst van Inactieve toont énkel de gearchiveerde en buiten bedrijf gestelde installaties.

Onder het tabblad “Alle” vind je zowel de actieve als inactieve installaties.

Je hebt een installatie, klant, leverancier,…

• foutief toegevoegd;
• per ongeluk dubbel toegevoegd.

Zolang deze geen link heeft met een installatie of andere onderdelen binnen Climapulse zal je deze zonder problemen kunnen verwijderen.

Er zal altijd eerst een bevestiging gevraagd worden of je hier zeker van bent. Als je dit bevestigt zijn de gegevens geheel uit het systeem verwijderd en kunnen ze ook niet teruggezet worden.

1. Informatie wissen doe je best niet, aangezien dit onder andere de koelmiddelboekhouding kan beïnvloeden.
2. Kies ervoor om te archiveren of buiten gebruik te zetten zodat er geen informatie verloren gaat.
3. Is het echt nodig om gegevens te verwijderen en zal je logboek hierdoor nog steeds correct zijn, dan kan je verwijderen wat foutief is toegevoegd.