Digitaal werken in een installatiebedrijf. Wat betekent dat?

06.07.2017

Meer en meer installatiebedrijven zijn bezig met de transformatie om digitaal te werken. En dat is goed nieuws. Want door als installatiebedrijf digitaal te werken, verklein je de kans op fouten en verzeker je jezelf van een snelle, gestructureerde en efficiënte werking. Zo bespaar je tijd en geld.

Helaas is volledig digitaal werken voor veel installatiebedrijven nog onbekend terrein. Want het is niet omdat je een werkbon opmaakt in PDF of een koelmiddelboekhouding bijhoudt in Excel dat je digitaal werkt. Digitaal werken reikt véél verder dan dat. Climapulse geeft je graag wat meer uitleg.

Digitaal werken = papierloos werken

Digitaal werken houdt in dat je alle documenten en processen in je installatiebedrijf stroomlijnt en zo goed mogelijk afstemt op elkaar. Je gaat met andere woorden streven naar een bedrijf zonder – of met zo weinig mogelijk – papier, want dat heeft heel wat voordelen.

De algemene voordelen van digitaal werken:

  • Je beschikt steeds over de meest recente informatie.
  • Gegevens zijn toegankelijk voor iedereen die ze nodig heeft.
  • Je kan met minder handelingen meer gedaan krijgen.
  • De doorlooptijd van A tot Z ligt veel dichter bij elkaar.
  • Je loopt minder kans op fouten.
  • De ecologische voetafdruk van je bedrijf verkleint.

Digitale koppeling van je fysieke installaties

Digitaal werken betekent ook dat je ervoor zorgt dat de fysieke installaties een directe link krijgen zodat de digitale informatie snel raadpleegbaar is. Concreet betekent dit voor installatiebedrijven dat ze QR-tags gebruiken op al hun installaties.

Als je werkt met QR-tags, dan kan er met één scan alle informatie over een HVAC-installatie op het scherm van je smartphone of tablet verschijnen. Zo maak je gemakkelijk de overstap van de fysieke naar de digitale wereld.


Van fysiek naar digitaal
Bovendien heeft digitaal werken voordelen op alle vlakken van je bedrijfsvoering als installatiebedrijf:

Planning
Je techniekers hebben meteen een helder zicht op hun dagplanning en zien eventuele wijzigingen onmiddellijk verschijnen.
Meetgegevens
Je verkleint de kans op fouten en je data zijn altijd up-to-date. Bovendien kan je ze snel en makkelijk naast elkaar zetten en tendensen ontdekken.
Klantgegevens
Je klantengegevens zijn correct, leesbaar en samengevoegd.
Werkbonnen
Je maakt met een minimale inspanning de juiste documenten op.
Attesten
Je genereert vliegensvlug correcte attesten. Je hebt geen kantlijnen meer nodig.
Logboeken en historiek
Je kan altijd en overal je actuele logboeken raadplegen. Bij de klant of, op kantoor of zelfs van thuis.
Koelmiddelboekhouding
Het juiste systeem zorgt ervoor dat je koelmiddelboekhouding volledig, correct en actueel is op basis van de beschikbare gegevens. In herhaling vallen zorgt voor fouten!
Rapporten
Alle informatie is gestructureerd en zit in één systeem, waardoor je efficiënt rapporten genereert.
Inventaris
Je technici kunnen de gebruikte materialen selecteren uit een inventaris. Zo vermijd je fouten op werkbonnen en facturen.

Door alles digitaal te verwerken, breng je structuur in je administratie, vraag je gemakkelijk de informatie op die je nodig hebt, en heb je altijd de recentste documenten bij de hand. En die kun je van overal raadplegen, ook als je bij een klant bent. Superhandig!

Nog een tip als je kiest voor een lokaal systeem: doe aan risicospreiding en maak regelmatig meerdere back-ups die je op verschillende plaatsen bewaart. Een brand of vandalisme is een ramp als je louter op papier werkt, maar evenzeer als je enige back-up zich op dezelfde plaats bevindt! Denk ook aan ransomware en andere virussen die je computersystemen kunnen infecteren.

Automatische meldingen of forecast

Nog een voordeel van digitaal werken? Je centraliseert alle informatie. Het systeem kan daardoor automatisch melden wat er wanneer aan welke installatie moet gebeuren. Zo blijven de installaties die jij onderhoudt in topconditie en voldoen ze altijd aan de geldende regelgeving.

Een praktijkvoorbeeld

Stel dat een klant naar je bedrijf belt om te zeggen dat zijn airco uit ligt. Als je digitaal werkt, kan de planner meteen de interventie toevoegen aan de planning van de technieker die toevallig bij die klant in de buurt is. De technieker gaat langs en ziet dat het probleem zich bij een sensor situeert. Hij vervangt die sensor en vult digitaal de werkbon in. Die laat hij digitaal tekenen door de klant. Hij drukt op ‘verzenden’ en zowel de boekhouding van je bedrijf als de klant ontvangt een kopie. De facturatiedienst maakt een digitale factuur en stuurt die digitaal naar de klant.

Snel, eenvoudig, praktisch en zonder papier. En dankzij de automatische forecast weten de technieker en de klant meteen wanneer een volgend onderhoud nodig is.

Samengevat in een enkele afbeelding

Papier of spreadsheets versus een geïntegreerd systeem

Wil je graag weten hoe je Climapulse integreert in de digitale werking van je installatiebedrijf? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.